We're Hiring!

Mô tả công việc

Trưởng phòng Hành chính sẽ trực tiếp tổ chức quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của phòng nhằm tạo nên một môi trường làm việc văn minh và hiện đại. Ngoài ra, vị trí này sẽ hỗ trợ CEO trong việc chuẩn bị các hoạt động công tác và họp định kỳ.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

Quản lý hoạt động hành chính:

  • Xây dựng và quản lý các hoạt động hành chính tại văn phòng The Coffee House tại HCM & Hà Nội (văn thư, lễ tân, văn phòng phẩm, tạp vụ, bảo trì, trang thiết bị, tài sản cố định…) nhằm tạo ra môi trường văn phòng 5 sao: thuận thiện, sạch sẽ, văn minh, tạo cảm hứng để mọi nhân viên mong muốn đến văn phòng mỗi ngày;
  • Kiểm soát chất lượng các hợp đồng dịch vụ liên quan đến hành chính (mua bán, cho thuê).
  • Lập và kiểm soát ngân sách của phòng hành chính hiệu quả.

Kiểm soát kho đồng phục nhân viên mới:

  • Tiếp nhận yêu cầu về đồng phục từ khối Vận hành hàng tháng và lên kế hoạch đặt hàng để đáp ứng đầy đủ và kịp thời nhu cầu của nhân viên mới;
  •  Theo dõi hiệu quả việc cấp phát đồng phục: thời gian, nhân sự, chi phí, quy trình, tồn kho…

Xây dựng chính sách và tối ưu hóa quy trình:

  • Phối hợp với HR soạn thảo, xây dựng, triển khai và cập nhật tất cả các quy trình, hệ thống tài liệu quản lý hành chính (chính sách công tác, nội quy văn phòng, quy trình làm việc, hướng dẫn công việc và các loại tài liệu, biểu mẫu, hồ sơ…), đảm bảo truyền thông đầy đủ và hiệu quả tới nhân viên;
  •  Tối ưu hóa quy trình hành chính hiện tại trở nên đơn giản, nhanh chóng và tiện lợi;
  •  Xây dựng và triển khai hệ thống báo cáo, lưu trữ thông tin nội bộ.

Thực thi các hoạt động văn hóa nội bộ

  • Chủ động phối hợp và thực thi các hoạt động theo kế hoạch của team Employee Experience: Team Building, Year End Party, Company Trip, Business Meeting, Health check...

Trợ lý cho CEO

  •  Chuẩn bị cho các chuyến công tác của CEO: đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa rước, đặt phòng…
  • Tổ chức các buổi họp của CEO: lên lịch họp, đặt phòng, gửi thư mời, chuẩn bị tài liệu và trang thiết bị phục vụ họp, ghi biên bản họp;
  • Tổ chức chuẩn bị tiếp đón khách hàng, đối tác đến công ty làm việc
  • Các công việc khác được phân công từ quản lý trực tiếp.

 

YÊU CẦU CÔNG VIỆC:

  • Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản Trị Kinh Doanh hoặc các khối ngành liên quan…
  • Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý hành chính ở môi trường chuyên nghiệp, năng động;
  • Thành thạo kỹ năng MS Office (Excel, Word, Power Point…);
  • Kỹ năng giao tiếp tốt và có tư duy phục vụ khách hàng, khéo léo xử lý tình huống phát sinh;
  • Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả và sắp xếp ưu tiên công việc hợp lý, khoa học;
  • Kỹ năng lãnh đạo và đào tạo nhân viên tốt;
  • Tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình, chủ động & có tinh thần trách nhiệm cao.
  • Có kỹ năng làm việc độc lập và theo nhóm, thích nghi với công việc tốt & có định hướng gắn bó lâu dài với công ty.
Chia sẻ:

Lương: Thỏa Thuận

Địa điểm phỏng vấn: The Coffee House - Hồ Chí Minh, Văn phòng The Coffee House - tầng 7, toà nhà IMC, 62 Trần Quang Khải, P. Tân Định, Q.1, TP.HCM

Phòng ban: Human Resources

Hạn nộp hồ sơ: 30/07 — 30/08/2019

Nộp đơn ứng tuyển công việc này

Họ & tên bạn (Fullname) *
Địa chỉ email *
Số điện thoại (Phone number) *
CV của bạn *
Click để chọn & tải lên CV của bạn
Nộp đơn ứng tuyển